Expertné projekty pre komunálnu sféru

Výkon verejných služieb obcí je usmerňovaný rozsiahlym súborom zákonov, vyhlášok a nariadení. Zabezpečovanie týchto služieb je napriek tomu v jednotlivých obciach rozdielne, a to najmä z pohľadu efektívnosti a kvality ich poskytovania. Zložitý kolobeh dokladov, vzájomné vyhováranie sa, pomalá komunikácia, chýbajúca tímová práca, komplikované plánovanie a čerpanie rozpočtových prostriedkov, nejasné riadenie a rozhodovanie sú typickými príkladmi, ktoré výraznou mierou ovplyvňujú prácu samosprávy.

Obr.1 - Proces a jeho atribúty

Efektivitu činností vykonávaných Vašou samosprávou je možné zmapovať pomocou analýzy procesov, ktorej výstupom je procesný model a návrh odporúčaní.   Čo je to procesný model a proces? Procesný model identifikuje vzájomné prepojenie procesov a činností obecného alebo mestského úradu. Proces je súbor činností, ktorý vyžaduje jeden alebo viacej vstupov a tvorí výstup, ktorý má pre interného alebo externého zákazníka určitú hodnotu.

Ako môže obecný alebo mestský úrad využiť procesný model?

Obr.2. - Príklad procesu

1. Vytvorenie predpokladov pre tvorbu programového rozpočtu, znižovanie nákladov a transparentné čerpanie finančných prostriedkov Procesný model Vám ukáže aké programy, podprogramy a prvky by mal obsahovať váš programový rozpočet. Identifikované procesy sú zdrojom zámerov a merateľných cieľov potrebných na zostavenie rozpočtu. Na jednotlivé hodnototvorné procesy (v programovom rozpočte prvky) môžete rozpočtovať finančné prostriedky, eliminovať procesy nepridávajúce hodnotu a vedľajšie procesy „držať nákladovo na uzde“. Výstupom je zrozumiteľná, prehľadná, hierarchicky usporiadaná štruktúra rozpočtu a čo je najdôležitejšie - bude procesne orientovaná, takže skupina súvisiacich aktivít bude zastrešená v kompetenčných oblastiach.

2. Rýchlejší transfer informácií a zlepšenie spokojnosti občanov

Kvalita sa stáva samozrejmosťou, nakoľko všetky pracovné činnosti sú zachytené v prehľadných procesných modeloch. Každý zamestnanec dokáže po krátkom zaškolení zastúpiť iného kolegu a poskytnúť tak občanovi základné informácie. Procesná analýza umožní aktualizáciu a tvorbu formulárov pre samosprávu a občana tak, aby obsahovali potrebné informácie pre viaceré rozhodovacie kroky. Uplatňovaním procesného prístupu sa zároveň pri prierezových činnostiach mení pevná organizačná štruktúra na pružnú. To znamená, že medzi zamestnancami prestávajú platiť štruktúry nadriadenosti a podriadenosti a tieto vzťahy sa tvoria účelovo v rámci konkrétneho procesu.

3. Efektívne vynakladanie resp. úspora osobných nákladov Poznanie potreby ľudských zdrojov patrí k základnej zručnosti každého dobrého manažéra. Stanovením vhodne agregovaných kľúčových ukazovateľov výkonnosti procesov a ich sledovaním, získate prehľad, ako sú vaši zamestnanci vyťažovaní. Identifikovaním kapacitnej potreby realizovaných procesov môžete prispôsobiť organizačné štruktúry alebo odhaliť „neuralgické body“ riadenia. Výsledkom procesnej analýzy je stanovenie jasných pracovných kompetencií so stanovenou časovou náročnosťou práce, vytvorenie nových opisov pracovnej náplne pre každého zamestnanca a aktualizácia organizačného poriadku. Takýmto spôsobom ľahko ohodnotíte potrebu prípadných nadčasov, alebo zistíte, ktorí zamestnanci majú momentálne nižšie pracovné vyťaženie a je možné ich využiť na dôležitejšie činnosti.

Obr. 3. - Príklad opisu prac. náplne

4. Predpoklad pre zavedenie vlastného odmeňovacieho poriadku
 
Zákon č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov podľa § 1 ods. 4 umožňuje odmeňovať zamestnancov mesta podľa poriadku odmeňovania upraveného podľa Zákonníka práce. Procesný model Vám poskytuje vlastný katalóg činností, podľa ktorého môžete odmeňovať Vašich zamestnancov. Tento katalóg zodpovedá špecifickým podmienkam samosprávy a nemusí sa používať všeobecný katalóg platný pre celú verejnú správu. To umožní vhodnejšie a pružnejšie zaraďovanie pracovných miest do mzdových tried a odmeňovanie sa tak stane základným nástrojom motivácie a stimulácie zamestnancov k zvyšovaniu výkonnosti, kvality práce a stabilizácii zamestnancov. Samospráva sa zároveň stane konkurencieschopnejšou na trhu práce.
 
 
5. Zvýšenie kvality riadenia ľudských zdrojov a tým aj zvýšenie motivácie zamestnancov

Procesný model Vám pomôže pri zmysluplnom zvyšovaní kvalifikácie zamestnancov, nakoľko pre každú kompetenčnú oblasť je možné stanoviť potrebné zručnosti a vedomosti. Pri realizácii zmien viete, ktorých zamestnancov sa zmena dotkne. Zmeny môžete sami iniciovať a realizovať bez obáv, že ste na niečo zabudli.